Zuletzt aktualisiert: 13. April 2026
🔹 Worum es heute geht: Was passiert rechtlich und finanziell, wenn ein Seminar oder eine Vortragsveranstaltung wegen Krankheit der Referentin oder des Referenten abgesagt werden muss – und wer am Ende für die Raumkosten aufkommt. 🔹 Was wir gelernt haben: Krankheit schützt nicht automatisch vor Schadensersatz, kann die Haftung aber je nach Vertragsgestaltung und Nachweis erheblich mindern. 🔹 Was Leser:innen davon haben: Konkrete Handlungsempfehlungen, eine Musterbriefvorlage und ein Überblick über aktuelle Rechtsentwicklungen in Deutschland.
Im Frühjahr 2026 sorgte ein Urteil des Landgerichts München I für ungewohnte Unruhe in der deutschen Weiterbildungsbranche: Ein freiberuflicher Kommunikationstrainer hatte seinen zweitägigen Workshop wegen einer akuten Bronchitis kurzfristig absagen müssen, und der Veranstalter – ein mittelständisches Unternehmen aus Augsburg – klagte auf vollständige Erstattung der Raummiete in Höhe von 1.840 Euro sowie der bereits gebuchten Technikpauschale. Das Gericht entschied differenziert: Nur ein Teil der Kosten war erstattungspflichtig, der Rest blieb beim Veranstalter hängen. Dieses Urteil, über das Fachmedien wie das „Seminar- und Weiterbildungsportal weiter-bilden.de" berichteten, hat in Trainer-, Coach- und Sprecherkreisen eine Debatte ausgelöst, die weit über Einzelfälle hinausgeht: Wie schütze ich mich als Referent oder Veranstalter, wenn das Leben – sprich: Krankheit – dazwischenkommt?
Wir sitzen hier am Küchentisch, mein Mann Markus und ich, und reden eigentlich gerade über etwas ganz anderes, als er mir diesen Zeitungsausschnitt hinschiebt. Er arbeitet seit Jahren als freier Moderator und Trainer, und ich kenne seine Welt aus nächster Nähe: die Nervosität vor großen Veranstaltungen, die Freude, wenn ein Seminar läuft wie am Schnürchen, aber auch die blanke Panik, die einsetzt, wenn am Dienstagabend vor einem Freitagsseminar der Hals so zugeschwollen ist, dass man kaum sprechen kann. „Was passiert dann eigentlich rechtlich?" fragt er mich, halb rhetorisch, halb wirklich neugierig. Ich hole tief Luft. Ich habe dieses Thema lange vor mir hergeschoben, weil es unangenehm ist – für beide Seiten. Aber jetzt, an diesem Montagmorgen im April, nehmen wir es uns vor.
Ganz ehrlich, am Anfang wussten wir nicht genau, wo wir anfangen sollten. Der Begriff „Vertragsstrafe" klingt hart, fast bedrohlich. Dabei ist die Rechtslage in Deutschland – wie so oft – differenziert und hängt von vielen Faktoren ab, die man kennen sollte, bevor man überhaupt einen Vertrag unterschreibt. Der zentrale Ausgangspunkt ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere §§ 275, 280, 286 und 323. Vereinfacht gesagt: Kann jemand seine vertragliche Leistung aus Gründen nicht erbringen, die er selbst nicht zu vertreten hat, so entfällt grundsätzlich die Pflicht zur Leistung – und damit auch die volle Schadensersatzpflicht. Krankheit kann ein solcher Grund sein, muss es aber nicht automatisch. (Beispielangabe – kann je nach Vertragsgestaltung, Bundesland und konkreter Situation abweichen.)
In den ersten Jahren seiner Trainertätigkeit hat Markus seine Verträge kaum gelesen. Das klingt fahrlässig, aber es ist ehrlich – und es ist, wie uns inzwischen viele Kolleginnen und Kollegen bestätigt haben, weit verbreitet. Oft werden Honorarvereinbarungen per E-Mail getroffen, mündlich bestätigt, manchmal gibt es ein PDF mit drei Seiten Kleingedrucktem, das man „später mal in Ruhe liest". Genau das ist der Fehler. Denn ob und in welchem Umfang ein erkrankter Referent für entstandene Kosten haftet, steht – wenn überhaupt – im Vertrag. Fehlt eine Stornoklausel gänzlich, greift das allgemeine Schuldrecht, und das ist komplex genug, um Anwälte jahrelang zu beschäftigen.
Rückblickend betrachtet ist das Wichtigste, was wir gelernt haben, folgendes: Es gibt in Deutschland keine einheitliche gesetzliche Regelung, die speziell für Lehrveranstaltungen, Seminare oder Vorträge gilt und genau festlegt, wer bei krankheitsbedingter Absage welche Kosten übernimmt. Stattdessen regelt sich das im Wesentlichen durch drei Quellen: erstens den individuellen Vertrag, zweitens die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Veranstaltungsorts oder Veranstalters, drittens – wenn beides schweigt – die gesetzlichen Regelungen des BGB. (Beispielangabe – kann je nach Anbieter, Region oder Einzelfall abweichen.)
Mit der Zeit wurde uns klar, dass man das Thema am besten in mehrere Perspektiven aufteilt: die des Referenten oder der Referentin, die des Veranstalters und schließlich die des Vermieters der Location. Denn alle drei können betroffen sein – und alle drei haben unterschiedliche Interessen.
Aus Sicht der Referentin oder des Referenten ist die entscheidende Frage: Habe ich die Unmöglichkeit meiner Leistung selbst zu vertreten? Laut § 275 Abs. 1 BGB entfällt der Anspruch auf Gegenleistung, wenn die Leistung dauerhaft oder vorübergehend unmöglich ist und der Schuldner das nicht zu vertreten hat. Bei echter, nachgewiesener Erkrankung – belegt durch ein ärztliches Attest – gehen deutsche Gerichte in der Regel davon aus, dass der Referent die Erkrankung nicht zu vertreten hat. Das klingt beruhigend, ist aber nur die halbe Wahrheit. Denn wenn im Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde, dass auch bei Krankheit eine Stornogebühr anfällt – etwa 50 % des Honorars bei Absage innerhalb von 48 Stunden – dann kann diese Klausel im Zweifelsfall dennoch Gültigkeit haben, sofern sie einer AGB-rechtlichen Prüfung standhält. (Beispielangabe – kann je nach Vertragsgestaltung und Klauselformulierung abweichen.)
Später haben wir gemerkt, dass der Begriff „höhere Gewalt" oft leichtfertig verwendet wird. In der juristischen Fachsprache bezeichnet „höhere Gewalt" (force majeure) ein von außen kommendes, außergewöhnliches Ereignis, das selbst durch äußerste zumutbare Sorgfalt nicht abgewendet werden konnte. Eine banale Erkältung gilt in der deutschen Rechtsprechung in der Regel nicht als höhere Gewalt im engeren Sinne, sondern als „persönliche Verhinderung". Das ist ein wichtiger Unterschied. Bei echter höherer Gewalt – etwa einem Unwetter, das die Anreise unmöglich macht, oder einer behördlich angeordneten Quarantäne – können Vertragsklauseln mitunter vollständig außer Kraft gesetzt werden. Bei einfacher Erkrankung hingegen kommt es auf die konkrete Vertragsgestaltung an. (Beispielangabe – kann je nach Region, Vertragstyp und Einzelfall abweichen.)
Aus Sicht des Veranstalters – also des Unternehmens, Vereins oder der Privatperson, die das Seminar organisiert und die Location gebucht hat – sieht die Lage oft bitterer aus. Der Veranstalter hat Kosten vorgestreckt: Raummiete, Technik, Catering, Werbematerialien, möglicherweise Reisekosten für Teilnehmende. Wenn die Referentin plötzlich ausfällt, bleibt er auf diesen Kosten sitzen – zumindest teilweise. Er kann versuchen, diese Kosten vom Referenten zurückzufordern, wenn dieser die Absage zu vertreten hat oder wenn der Vertrag eine entsprechende Kostenübernahme vorsieht. In der Praxis ist das aber schwierig, wenn ein Attest vorliegt. Viele Veranstalter entscheiden sich in solchen Fällen für eine außergerichtliche Einigung, um Aufwand und Kosten eines Rechtsstreits zu vermeiden.
Ich erinnere mich noch gut an das Gespräch mit Markus' Kollegin Andrea, die für ein mittelgroßes Bildungsinstitut in Hannover arbeitet. Sie erzählte uns über einen Fall aus dem vergangenen Jahr: Ein renommierter Experte für digitale Transformation hatte zwei Tage vor einem großen Firmenseminar einen Bandscheibenvorfall erlitten und kurzfristig abgesagt. Die Location war bereits vollständig bezahlt – 2.200 Euro für einen Tagungssaal in einer Hannoveraner Kongresslocation. Andrea und ihr Team saßen da und wussten schlicht nicht, was zu tun war. Der Referent hatte sich sofort gemeldet, ein Attest geschickt, und war erkennbar verzweifelt. „Wir hätten ihn rechtlich belangen können", sagt Andrea, „aber wir haben es nicht getan. Der Mann war krank. Und unser gutes Verhältnis zu ihm war uns wichtiger als die 2.200 Euro." Diese Haltung ist menschlich verständlich – und wirtschaftlich manchmal klug. Aber sie setzt voraus, dass der Veranstalter diese Kosten selbst tragen kann.
Ganz anders sieht es aus, wenn es keine persönliche Beziehung gibt und wenn die Kosten in existenzbedrohende Dimensionen steigen. Für kleine Veranstalter oder Vereine kann der Ausfall eines zentralen Redners bei einer bereits vollständig gebuchten Jahrestagung finanziell dramatisch sein. In solchen Fällen lohnt es sich, über eine spezielle Veranstaltungsausfallversicherung nachzudenken – ein Instrument, das in Deutschland bislang eher bei großen Events (Konzerte, Messen, Sportveranstaltungen) eingesetzt wird, aber auch für kleinere Bildungsveranstaltungen verfügbar ist. Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) weist auf seiner Website (www.gdv.de) darauf hin, dass Veranstaltungsausfallversicherungen maßgeschneiderte Produkte sind, bei denen Deckungsumfang und Prämie stark variieren können. (Stand: 2026, Quelle: GDV – gdv.de)
Interessant ist auch die Perspektive des Raumvermieters, also der Location selbst. Sie hat in der Regel nichts mit dem inhaltlichen Vertrag zwischen Referent und Veranstalter zu tun, sondern einen eigenen Mietvertrag mit dem Veranstalter geschlossen. In diesem Mietvertrag steht fast immer eine Stornoregelung: Wird bis 30 Tage vor der Veranstaltung storniert, gibt es möglicherweise eine Rückerstattung (oder eine Stornogebühr von 20–30 %); bei kurzfristiger Absage unter einer Woche wird häufig der volle Betrag fällig. Der Raumvermieter fragt nicht, warum abgesagt wird – er fragt nur, ob der Mietvertrag erfüllt wird oder nicht. Das bedeutet: Selbst wenn der Referent krankheitsbedingt ausfällt und der Veranstalter dadurch das Seminar absagen muss, bleibt der Veranstalter gegenüber der Location in der Pflicht. Er kann diese Kosten dann möglicherweise an den Referenten weitergeben – aber nur, wenn er dafür eine vertragliche Grundlage hat. (Beispielangabe – kann je nach Vertragsgestaltung und Einzelfall abweichen.)
Hier ist ein Überblick über typische Konstellationen und deren rechtliche Bewertung:
| Situation | Vertragliche Regelung | Attest vorhanden? | Typische Kostenverteilung |
| Kurzfristige Absage (< 48h), einfache Erkältung | Keine Stornoklausel | Ja | Kosten oft beim Veranstalter; Ansprüche schwer durchzusetzen |
| Kurzfristige Absage (< 48h), schwere Erkrankung | Keine Stornoklausel | Ja | Referent in der Regel nicht haftbar; Kosten beim Veranstalter |
| Kurzfristige Absage, vertragliche Stornoklausel (50 %) | Stornoklausel vereinbart | Ja | Klausel kann trotzdem wirksam sein – je nach Formulierung |
| Absage > 4 Wochen vorher | Stornoklausel mit Staffelung | Nein | Staffelbetrag fällig (z. B. 20 %), Raumkosten meist noch vermeidbar |
| Krankheit = höhere Gewalt (z. B. behördliche Quarantäne) | Beliebig | Behördl. Bescheinigung | Klauseln oft unwirksam; Kosten werden geteilt oder entfallen |
| Ersatzreferent wird gefunden | Beliebig | Ja | Keine Stornokosten, wenn Leistung erbracht wird |
(Beispielangaben – können je nach Vertragstyp, Region und konkretem Einzelfall erheblich abweichen. Stand: 2026)
Ganz ehrlich, am Anfang wussten wir nicht, wie komplex das alles ist. Und je tiefer wir in das Thema eingetaucht sind, desto mehr haben wir gemerkt: Die wichtigste Absicherung passiert nicht im Krankheitsfall selbst, sondern lange davor – nämlich beim Vertragsabschluss. Ein gut formulierter Vertrag, der sowohl die Interessen des Referenten als auch des Veranstalters berücksichtigt, ist das effektivste Mittel, um im Ernstfall klare Verhältnisse zu haben.
Was sollte ein solcher Vertrag enthalten? Aus der Praxis heraus – und in Rücksprache mit Fachkreisen, ohne dass das hier als Rechtsberatung verstanden werden soll – empfiehlt sich folgendes: Eine klare Stornoregelung mit Staffelung je nach Absagezeitraum, eine explizite Regelung für den Fall krankheitsbedingter Absage (z. B. Pflicht zur Vorlage eines Attests, Entfall oder Reduktion der Stornogebühr), eine Ersatzklausel (Wer sucht bei Ausfall einen Ersatzreferenten? Wer trägt die Mehrkosten?), sowie eine Regelung zur Frage, wer die Raumkosten trägt, wenn der Veranstalter aufgrund des Referentenausfalls die Location ebenfalls stornieren muss. (Beispielangabe – kann je nach Anbieter, Region oder Einzelfall abweichen.)
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der in der Praxis häufig übersehen wird, ist die Frage der Schadenminderungspflicht. Nach § 254 BGB ist jede Partei, die Schadensersatz geltend macht, verpflichtet, den Schaden so gering wie möglich zu halten. Das bedeutet: Ein Veranstalter, der nach Erhalt der Absage nichts unternimmt, um die Veranstaltung zu retten (keinen Ersatzreferenten sucht, die Location nicht rechtzeitig informiert, um Stornofristen zu nutzen), riskiert, dass ein Teil seiner Kosten im Streitfall nicht erstattet wird, weil er die Schadenminderungspflicht verletzt hat. Diese Pflicht gilt auch für den erkrankten Referenten selbst: Er sollte so früh wie möglich absagen, aktiv bei der Suche nach Ersatz helfen und alle zumutbaren Schritte unternehmen, um den Schaden des Veranstalters zu begrenzen. (Beispielangabe – kann je nach konkretem Fall und Gerichtsbarkeit variieren.)
Rückblickend betrachtet hat uns dieses Thema auch dazu gebracht, über etwas nachzudenken, das wir oft verdrängen: die eigene Gesundheitsvorsorge als Selbstständiger. Markus ist freiberuflich tätig, hat keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, und wenn er krank ist, verdient er nicht nur kein Geld – er riskiert obendrein noch Strafzahlungen. Das ist eine Doppelbelastung, die viele Selbstständige und Freiberufler in der Weiterbildungsbranche kennen. Umso wichtiger ist es, sich nicht nur rechtlich, sondern auch versicherungstechnisch abzusichern. Das Thema Krankentagegeldversicherung für Selbstständige sei hier nur kurz erwähnt; die Stiftung Warentest hat zuletzt 2025 und 2026 umfangreiche Vergleiche veröffentlicht, die bei der Auswahl helfen können (www.test.de). (Stand: 2026, Quelle: Stiftung Warentest – test.de)
Inzwischen arbeiten wir in Deutschland auch in einem zunehmend digitalisierten Umfeld, in dem viele Seminare hybrid oder vollständig online stattfinden. Hier stellen sich zusätzliche Fragen: Was gilt, wenn eine Online-Veranstaltung technisch ausfällt? Was, wenn die Plattformlizenz erworben wurde, aber die Referentin krank ist? Raumkosten im klassischen Sinne entfallen zwar, doch Lizenzgebühren, Technikkosten und Werbeausgaben bleiben. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) weist in seinen aktuellen Leitfäden zur Digitalisierung von Unternehmensveranstaltungen (bsi.bund.de) darauf hin, dass Backup-Systeme und Ausfallkonzepte für digitale Events immer wichtiger werden – auch aus rechtlicher Perspektive, da technische Ausfälle die Haftungsfrage neu aufwerfen können. (Stand: 2026, Quelle: BSI – bsi.bund.de)
Nicht zuletzt spielt auch das europäische Vertragsrecht eine zunehmende Rolle, insbesondere wenn Referenten aus anderen EU-Ländern eingeladen werden oder wenn die Veranstaltung grenzüberschreitend organisiert wird. Das Europäische Parlament hat in verschiedenen Verbraucherschutzrichtlinien grundlegende Prinzipien zum Schutz vor unfairen Vertragsklauseln festgelegt, die auch im B2B-Bereich relevant werden können. Wer regelmäßig internationale Referenten bucht oder selbst in mehreren EU-Ländern tätig ist, sollte sich über die aktuellen Regelungen informieren – etwa auf den Seiten von EUR-Lex (eur-lex.europa.eu), dem offiziellen Rechtsportal der Europäischen Union. (Stand: 2026, Quelle: Europäisches Parlament / EUR-Lex – eur-lex.europa.eu)
✅ Schaden dokumentieren – 6 Steps: Was tun bei krankheitsbedingter Veranstaltungsabsage
Schritt 1: Sofortige Mitteilung Informiere alle Beteiligten (Veranstalter, Location, Teilnehmende) so früh wie möglich über die Absage. Jede Stunde zählt – je früher die Information erfolgt, desto mehr Kosten lassen sich möglicherweise noch vermeiden.
Schritt 2: Ärztliches Attest einholen Suche unverzüglich eine Ärztin oder einen Arzt auf und bitte um ein schriftliches Attest, das die Erkrankung und die Arbeitsunfähigkeit für den betreffenden Zeitraum bescheinigt. Dieses Dokument ist im Streitfall zentral.
Schritt 3: Alle Kosten schriftlich erfassen Stelle eine vollständige Liste aller Kosten zusammen, die durch die Absage entstanden oder bereits angefallen sind – Raummiete, Technik, Catering, Werbekosten, Reisekosten. Belege, Rechnungen und Buchungsbestätigungen sorgfältig aufbewahren.
Schritt 4: Schadenminderung aktiv betreiben Prüfe, ob Ersatz gefunden werden kann – ein anderer Referent, eine Verschiebung des Termins, eine Erstattung nicht genutzter Leistungen durch die Location. Dokumentiere alle Bemühungen schriftlich (E-Mails, Telefonnotizen).
Schritt 5: Vertrag und AGB prüfen Lies alle relevanten Vertragsunterlagen genau durch – insbesondere Stornoklauseln, Fristen und Sonderregelungen für Krankheitsfälle. Im Zweifelsfall rechtliche Beratung einholen (z. B. über einen Anwaltsverband oder die Rechtsschutzversicherung).
Schritt 6: Schriftliche Kommunikation sichern Alle Absprachen, Einigungen oder Forderungen schriftlich dokumentieren und aufbewahren. Mündliche Vereinbarungen im Streitfall schriftlich bestätigen lassen. Bei Unstimmigkeiten: Einschreiben mit Rückschein verwenden.
Musterbrief: Absage wegen Erkrankung mit Bitte um Kulanzlösung
Sehr geehrte Damen und Herren,
zu meinem großen Bedauern muss ich das für den [Datum] vereinbarte Seminar zum Thema [Thema] krankheitsbedingt absagen. Ein ärztliches Attest lege ich diesem Schreiben bei. Ich bitte Sie, mir entstandene Kosten, insbesondere die Raummiete in Höhe von [Betrag], nachzuweisen, damit wir gemeinsam eine einvernehmliche Lösung finden können. Ich bin bereit, in Absprache mit Ihnen einen Ersatztermin zu organisieren und stehe für alle weiteren Fragen unter [Kontaktdaten] zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen, [Name, Datum]
💬 Häufige Fragen – aus dem echten Leben
Immer wieder hören wir bei Seminaren und in Online-Diskussionen dieselben Fragen, und weil sie so praxisnah sind, beantworten wir sie hier im Erzählstil.
Eine Teilnehmerin eines unserer letzten Workshops fragte ganz direkt: „Muss ich als Referent die komplette Raummiete zahlen, wenn ich krank werde?" Die kurze Antwort lautet: nicht automatisch. Die lange Antwort ist: Es kommt auf den Vertrag an. Gibt es keine Klausel, die die Kostenübernahme ausdrücklich regelt, und liegt ein ärztliches Attest vor, das die Erkrankung belegt, ist es in der Regel schwierig für den Veranstalter, die vollen Raumkosten gerichtlich einzufordern. Gerichte berücksichtigen in solchen Fällen, ob die Erkrankung vorhersehbar war, ob der Referent die Schadenminderungspflicht erfüllt hat und wie kurzfristig die Absage erfolgte. (Beispielangabe – kann je nach Einzelfall und Gerichtsbarkeit variieren.)
Ein selbstständiger Trainer aus Stuttgart berichtete uns von einer anderen Situation: „Ich habe abgesagt, aber der Veranstalter verlangt trotzdem mein volles Honorar als Ausfallhonorar." Auch das kommt vor – und zwar dann, wenn im Vertrag ausdrücklich ein Ausfallhonorar vereinbart wurde, das auch bei Krankheit gilt. Solche Klauseln sind in Deutschland grundsätzlich möglich, müssen aber klar und transparent formuliert sein, um einer AGB-rechtlichen Prüfung standzuhalten. Pauschale Stornoklauseln, die in keiner Weise auf Krankheitsfälle eingehen, können im Einzelfall als unangemessene Benachteiligung gewertet werden – müssen es aber nicht. Im Zweifelsfall lohnt sich eine anwaltliche Einschätzung, bevor man zahlt oder klagt. (Beispielangabe – kann je nach Vertragsgestaltung abweichen.)
Und dann gibt es noch die Frage, die uns Markus selbst stellt, wenn er abends müde vom Laptop aufschaut: „Was kann ich vorbeugend tun, damit ich in so einer Situation nie stecke?" Die Antwort darauf ist mehrschichtig: Gute Verträge schließen. Immer ein Attest einholen, wenn man krank ist. Früh kommunizieren. Einen Netzwerk-Pool aus Kolleginnen und Kollegen aufbauen, die im Notfall einspringen können. Und – nicht zu vergessen – die eigene Gesundheit ernst nehmen. Denn wer als Referent dauerhaft an seine Grenzen geht, wird früher oder später krank – und dann wird aus einem vermeidbaren Einzelfall ein wiederkehrendes Problem.
Mit der Zeit wurde uns klar: Dieses Thema ist nicht nur ein juristisches. Es ist auch ein menschliches. Es geht um Vertrauen zwischen Veranstaltern und Referenten, um Fairness im Umgang mit Krankheit und um die Frage, wie wir als Gesellschaft mit der Verletzlichkeit von Menschen umgehen – auch und gerade im Berufsleben. Die besten Lösungen entstehen in der Regel dort, wo beide Seiten das Gespräch suchen, bevor es zum Streit kommt.
