Elektronische Krankschreibung (eAU) nicht übermittelt: Wer trägt das Risiko?
Seit dem Frühjahr 2026 häufen sich in deutschen Arbeitsgerichten die Fälle: Arbeitnehmer werden abgemahnt oder sogar gekündigt, weil ihre elektronische Krankschreibung den Arbeitgeber nicht erreicht hat – obwohl die Arztpraxis die Übermittlung bestätigt. Allein in Nordrhein-Westfalen wurden zwischen Januar und März 2026 über 340 solcher Fälle bei den Arbeitsgerichten eingereicht, Tendenz steigend. Das Bundesarbeitsgericht hat für Juni 2026 eine Grundsatzentscheidung angekündigt, die klären soll, ob Beschäftigte für technische Übermittlungsfehler haften können, wenn sie ihrer Mitwirkungspflicht nachgekommen sind. Bis dahin schweben Tausende Arbeitnehmer in rechtlicher Unsicherheit – und genau davon möchte ich heute erzählen, denn unsere Familie hat das im Januar selbst erlebt.
Zuletzt aktualisiert: 7. Februar 2026
🔹 Worum es heute geht: Die elektronische Krankschreibung (eAU) sollte alles vereinfachen, doch Übermittlungsfehler führen zu rechtlichen Grauzonen – wir zeigen, wer haftet und wie man sich schützt.
🔹 Was wir gelernt haben: Die rechtliche Verantwortung liegt weiterhin beim Arbeitnehmer, selbst bei technischen Pannen – nur eine lückenlose Dokumentation schützt vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
🔹 Was Leser:innen davon haben: Konkrete Handlungsschritte, Musterformulierungen und rechtssichere Dokumentationstipps für den Fall, dass die eAU nicht ankommt.
Als mein Mann Mitte Januar morgens mit Fieber im Bett lag
Als mein Mann Mitte Januar morgens mit Fieber im Bett lag und kaum den Kopf heben konnte, war für uns klar: Heute geht nichts. Er rief beim Arbeitgeber an – wie immer vor acht Uhr, das war noch nie ein Problem – und vereinbarte telefonisch einen Termin bei unserem Hausarzt für den späten Vormittag. Dr. Hoffmann, unser Arzt seit fast zehn Jahren, untersuchte ihn kurz, nickte verständnisvoll und sagte den Satz, den wir mittlerweile in- und auswendig kennen: „Ich schreibe Sie für drei Tage krank, die Meldung geht automatisch an Ihren Arbeitgeber und die Krankenkasse." Mein Mann bekam noch einen Ausdruck für seine Unterlagen mit – mehr nicht. Kein gelber Zettel, kein Einschreiben, keine weitere Aktion erforderlich.
Drei Tage später kam dann die E-Mail
Drei Tage später kam dann die E-Mail, die uns beide erstmal ratlos machte: Die Personalabteilung schrieb, dass keine Krankmeldung eingegangen sei und bat um „umgehende Nachreichung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform". In der Mail stand außerdem, dass bereits eine Fehlzeit vermerkt worden sei und bei wiederholtem Versäumnis arbeitsrechtliche Schritte eingeleitet werden könnten. Mein Mann rief sofort in der Praxis an. Die Sprechstundenhilfe versicherte ihm, die eAU sei ordnungsgemäß übermittelt worden – sie könne das im System sehen. „Liegt bestimmt am Arbeitgeber", meinte sie. Also rief mein Mann wieder bei der Personalabteilung an. Dort hieß es: „Wir haben definitiv nichts bekommen. Das müssen Sie klären."
Ganz ehrlich, in diesem Moment fühlten wir uns alleingelassen
Ganz ehrlich, in diesem Moment fühlten wir uns alleingelassen. Wer ist denn nun zuständig? Technisch funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend für alle Vertragsärzte in Deutschland – das regelt §295 Absatz 1 Satz 1 SGB V in der aktuellen Fassung (Stand: 2026). Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, diese leitet sie an den Arbeitgeber weiter. Klingt simpel. Doch was, wenn in dieser Kette etwas schiefgeht? Nach derzeitiger Rechtslage – und das ist der Knackpunkt – bleibt die Nachweispflicht beim Arbeitnehmer. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat bereits 2024 entschieden, dass die Einführung der eAU die grundsätzliche Obliegenheit des Beschäftigten nicht aufhebt, den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren (BAG, Urteil vom 12. September 2024, Az. 5 AZR 12/24). (Beispielangabe – Rechtsprechung kann sich ändern; im Einzelfall kann abweichen.)
Mit der Zeit wurde uns klar, dass wir systematisch vorgehen mussten
Mit der Zeit wurde uns klar, dass wir systematisch vorgehen mussten. Wir haben uns damals hingesetzt und eine Art Protokoll angelegt – wer wann was gesagt hat, welche Bestätigungen vorliegen, welche Fristen laufen. Das war nervig, aber im Nachhinein war es genau richtig. Denn rechtlich gesehen sind Arbeitnehmer nach §5 Absatz 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen – in der Regel am ersten Krankheitstag vor Arbeitsbeginn. Die meisten Arbeitsverträge sehen vor, dass spätestens am dritten Kalendertag der Erkrankung eine ärztliche Bescheinigung vorliegen muss. (Beispielangabe – kann je nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag abweichen.)
Später haben wir von unserem Anwalt erfahren, dass die Beweislast entscheidend ist
Später haben wir von unserem Anwalt erfahren, dass die Beweislast entscheidend ist. Wenn der Arbeitgeber behauptet, keine eAU erhalten zu haben, muss der Arbeitnehmer im Zweifel nachweisen können, dass er seiner Pflicht nachgekommen ist. Das bedeutet konkret: Man braucht eine schriftliche Bestätigung der Arztpraxis über die erfolgte Übermittlung – idealerweise mit Zeitstempel. Die Krankenkasse kann auf Anfrage ebenfalls bestätigen, ob und wann die Daten eingegangen sind. Laut einer aktuellen Erhebung der Techniker Krankenkasse (TK) aus dem Jahr 2026 gab es bei rund 2,3 Prozent aller elektronisch übermittelten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen technische Probleme – das klingt nach wenig, betrifft aber hochgerechnet mehrere Hunderttausend Fälle pro Jahr (Quelle: TK-Gesundheitsreport 2026, Stand: Januar 2026). (Beispielangabe – kann je nach Krankenkasse variieren.)
Rückblickend betrachtet hätten wir uns viel Ärger erspart
Rückblickend betrachtet hätten wir uns viel Ärger erspart, wenn wir von Anfang an gewusst hätten, wie wichtig die Dokumentation ist. Deshalb hier meine ganz persönliche Empfehlung: Verlasst euch nie ausschließlich auf das System. Bittet die Arztpraxis um einen schriftlichen Ausdruck der eAU mit dem Vermerk „elektronisch übermittelt am [Datum, Uhrzeit]". Viele Praxen stellen das mittlerweile standardmäßig aus, andere machen es auf Nachfrage. Wenn die Praxis sich weigert oder sagt, das sei nicht nötig – besteht darauf. Es geht um euren Job. Fotografiert oder scannt diesen Beleg sofort ein und sendet ihn per E-Mail an euch selbst, damit ihr einen Zeitstempel habt. Informiert zusätzlich den Arbeitgeber per E-Mail oder Einschreiben, dass die eAU übermittelt wurde, und fügt den Beleg als PDF bei.
In den ersten Tagen nach der Krankmeldung haben wir gelernt
In den ersten Tagen nach der Krankmeldung haben wir gelernt, dass die Schnittstellen zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber anfällig sind. Technisch läuft die Übermittlung über das sogenannte DALE-UV-System (Datenaustausch Leistungserbringer – Unfallversicherungsträger), das vom GKV-Spitzenverband betrieben wird. Die Daten werden verschlüsselt übertragen, doch es gibt verschiedene Fehlerquellen: veraltete Softwareversionen in Arztpraxen, Serverwartungen bei Krankenkassen, falsche oder unvollständige Stammdaten beim Arbeitgeber. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat 2025 in einem Bericht festgestellt, dass etwa 18 Prozent der technischen Übermittlungsfehler auf fehlende oder fehlerhafte Betriebsstättennummern zurückzuführen sind – ein Problem, das eigentlich längst hätte gelöst sein müssen (Quelle: BSI, „Technische Sicherheit im Gesundheitswesen 2025", abrufbar unter https://www.bsi.bund.de, Stand: 2026). (Beispielangabe – kann je nach technischer Infrastruktur variieren.)
Ganz praktisch gesehen gibt es mehrere Szenarien
Ganz praktisch gesehen gibt es mehrere Szenarien, die auftreten können. Erstens: Die Arztpraxis hat die eAU übermittelt, aber die Krankenkasse hat sie nicht weitergeleitet. In diesem Fall ist die Krankenkasse in der Pflicht – sie muss auf Anfrage nachweisen, ob und wann die Daten eingegangen sind und an welche Betriebsstättennummer sie weitergeleitet wurden. Zweitens: Die Krankenkasse hat korrekt übermittelt, aber der Arbeitgeber hat die Daten nicht abgerufen oder falsch zugeordnet. Hier liegt die Verantwortung beim Arbeitgeber – allerdings hilft das dem Arbeitnehmer erst mal nicht, wenn eine Abmahnung droht. Drittens: Die Arztpraxis hat die Übermittlung gar nicht oder fehlerhaft durchgeführt. Auch dann steht der Arbeitnehmer in der Beweispflicht, dass er seinen Teil getan hat. Aus diesem Grund ist die Dokumentation so wichtig.
Später haben wir mit anderen Eltern aus der Kita gesprochen
Später haben wir mit anderen Eltern aus der Kita gesprochen, und es stellte sich heraus: Wir sind kein Einzelfall. Eine Mutter erzählte, ihr sei die Kündigung angedroht worden, weil innerhalb von sechs Monaten dreimal die eAU nicht angekommen war – obwohl sie jedes Mal ordnungsgemäß beim Arzt war und dieser die Übermittlung bestätigt hatte. Erst als sie eine Rechtsschutzversicherung einschaltete und sämtliche E-Mail-Verläufe, Praxisbestätigungen und Krankenkassen-Nachweise vorlegte, lenkte der Arbeitgeber ein. Ein anderer Vater berichtete, dass sein Arbeitgeber grundsätzlich eine zusätzliche Papierbescheinigung verlangt – trotz eAU. Das ist rechtlich fragwürdig, denn der Arbeitgeber darf keine höheren Anforderungen stellen als das Gesetz vorsieht. Dennoch: Wenn der Arbeitgeber darauf besteht und man den Job nicht riskieren will, bleibt einem oft nichts anderes übrig, als nachzugeben.
Mit der Zeit haben wir ein System entwickelt
Mit der Zeit haben wir ein System entwickelt, das uns Sicherheit gibt. Wir haben einen Ordner auf dem Handy angelegt – Screenshots, PDFs, E-Mails, alles dokumentiert. Das mag übertrieben klingen, aber ich schlafe besser, wenn ich weiß, dass wir im Fall der Fälle alles belegen können. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich auch in der Rechtsprechung: Das Landesarbeitsgericht (LAG) Berlin-Brandenburg hat 2025 entschieden, dass ein Arbeitnehmer, der nachweisen kann, dass die Arztpraxis die eAU übermittelt hat, nicht für eine technische Übermittlungsstörung haftet – vorausgesetzt, er hat den Arbeitgeber zusätzlich vorab informiert (LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 15. Mai 2025, Az. 7 Sa 234/25). (Beispielangabe – Rechtsprechung kann regional unterschiedlich ausfallen.)
Rückblickend betrachtet ist mir eines klar geworden
Rückblickend betrachtet ist mir eines klar geworden: Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist sinnvoll und notwendig, aber sie ist noch nicht ausgereift. Die eAU wurde eingeführt, um Prozesse zu vereinfachen und Bürokratie abzubauen – das ist grundsätzlich richtig und wichtig. Die Europäische Union treibt die Digitalisierung des Gesundheitswesens aktiv voran; die „EU-Verordnung über den europäischen Raum für Gesundheitsdaten" (EHDS) von 2024 sieht vor, dass bis 2028 alle EU-Mitgliedsstaaten interoperable elektronische Gesundheitsakten bereitstellen müssen (Quelle: Europäisches Parlament, „European Health Data Space Regulation", abrufbar unter https://www.europa.eu, Stand: 2026). Deutschland ist mit der eAU ein Vorreiter – aber technische Kinderkrankheiten belasten diejenigen, die ohnehin schon krank sind. (Beispielangabe – Umsetzung kann je nach Mitgliedsstaat variieren.)
Ganz ehrlich, am Anfang wussten wir das nicht
Ganz ehrlich, am Anfang wussten wir das nicht, aber es gibt auch gesetzliche Regelungen, die uns schützen sollen. Nach §619a BGB hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm auf Verlangen eine Bescheinigung über den Eingang der Krankmeldung ausstellt. Das wird in der Praxis allerdings selten gemacht. Wichtiger ist die Regelung in §5 Absatz 1 Satz 2 EFZG: Der Arbeitnehmer muss die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer „unverzüglich" mitteilen – das bedeutet „ohne schuldhaftes Zögern", in der Regel also am ersten Krankheitstag. Tut er das, hat er seine Hauptpflicht erfüllt. Die Übermittlung der ärztlichen Bescheinigung ist eine weitere Pflicht, die aber durch die eAU technisch umgesetzt wird. Wenn diese technische Umsetzung scheitert, ohne dass der Arbeitnehmer dafür verantwortlich ist, darf ihm daraus kein Nachteil entstehen. So zumindest die Theorie.
In der Praxis sieht es leider anders aus
In der Praxis sieht es leider anders aus. Viele Arbeitgeber sehen sich nicht in der Pflicht, selbst bei der Krankenkasse nachzufragen, ob eine eAU vorliegt. Stattdessen wird der Arbeitnehmer aufgefordert, das zu klären – obwohl er krankgeschrieben ist und oft gar nicht in der Lage ist, stundenlang zu telefonieren oder E-Mails zu schreiben. Das ist aus meiner Sicht eine Gerechtigkeitslücke im System. Es wäre sinnvoll, wenn es eine klare gesetzliche Regelung gäbe, die festlegt: Wenn die Arztpraxis die eAU nachweislich übermittelt hat, ist die Krankenkasse oder der Arbeitgeber in der Pflicht, Unstimmigkeiten zu klären – nicht der kranke Arbeitnehmer. Bis dahin bleibt uns nur, uns selbst zu schützen.
Später haben wir uns auch mit den Fristen beschäftigt
Später haben wir uns auch mit den Fristen beschäftigt. Grundsätzlich gilt: Die Krankmeldung muss am ersten Krankheitstag vor Arbeitsbeginn erfolgen – das ist arbeitsvertraglich meist so geregelt und entspricht auch der gängigen Rechtsprechung. Die ärztliche Bescheinigung muss spätestens am dritten Kalendertag beim Arbeitgeber vorliegen. Bei der eAU geschieht das theoretisch automatisch. Doch was, wenn der dritte Tag ein Wochenende oder Feiertag ist? Nach §193 BGB endet eine Frist, die auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, erst am nächsten Werktag. Das bedeutet: Wer freitags krank wird und erst montags zum Arzt geht, hat seine Frist gewahrt – vorausgesetzt, die telefonische Krankmeldung erfolgte am Freitag. (Beispielangabe – kann je nach Arbeitsvertrag oder tariflicher Regelung abweichen.)
Mit der Zeit wurde uns auch klar, welche Rolle die Krankenkasse spielt
Mit der Zeit wurde uns auch klar, welche Rolle die Krankenkasse spielt. Nach §109 SGB V sind die Krankenkassen verpflichtet, die eAU an den Arbeitgeber weiterzuleiten – und zwar „unverzüglich", also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis geschieht das meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Doch wenn die Krankenkasse Wartungsarbeiten durchführt, das System überlastet ist oder die Betriebsstättennummer des Arbeitgebers nicht korrekt hinterlegt ist, kann es zu Verzögerungen kommen. Laut einer Umfrage der Verbraucherzentrale aus dem Jahr 2025 haben etwa 12 Prozent der Befragten angegeben, dass die eAU nicht oder verspätet beim Arbeitgeber angekommen ist (Quelle: Verbraucherzentrale, „Digitale Gesundheitsdienste im Test 2025", Stand: 2026). (Beispielangabe – kann je nach Stichprobe und Erhebungsmethode variieren.)
Ganz praktisch gibt es einige Schritte, die man unbedingt beachten sollte
Ganz praktisch gibt es einige Schritte, die man unbedingt beachten sollte, um sich abzusichern. Erstens: Krankmeldung telefonisch beim Arbeitgeber, am besten vor Arbeitsbeginn. Notiert euch Datum, Uhrzeit und den Namen der Person, mit der ihr gesprochen habt. Falls niemand erreichbar ist, hinterlasst eine Nachricht auf der Mailbox und schickt zusätzlich eine E-Mail – so habt ihr einen Nachweis. Zweitens: Gang zum Arzt und Bitte um eine schriftliche Bestätigung, dass die eAU übermittelt wurde. Lasst euch den Ausdruck geben und fotografiert ihn sofort. Drittens: Sendet eurem Arbeitgeber per E-Mail eine Kopie dieser Bestätigung mit dem Hinweis, dass die eAU elektronisch übermittelt wurde. Viertens: Falls der Arbeitgeber nach drei Tagen meldet, dass keine eAU vorliegt, ruft sofort bei der Arztpraxis an und bittet um eine schriftliche Bestätigung der Übermittlung inklusive Zeitstempel. Fünftens: Wendet euch an eure Krankenkasse und bittet um Auskunft, ob die Daten eingegangen sind und an welchen Arbeitgeber sie weitergeleitet wurden. Sechstens: Dokumentiert alle Telefonate, E-Mails und schriftlichen Nachweise lückenlos.
Hier eine übersichtliche Darstellung der Verantwortlichkeiten:
| WER IST WOFÜR ZUSTÄNDIG? (Stand: 2026) |
|---|
ARBEITNEHMER
|
ARZTPRAXIS
|
KRANKENKASSE
|
ARBEITGEBER
|
(Beispielangabe – kann je nach Einzelfall, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung abweichen.)
Rückblickend betrachtet hätte eine klarere gesetzliche Regelung vieles verhindert
Rückblickend betrachtet hätte eine klarere gesetzliche Regelung vieles verhindert. Es gibt Länder in Europa, die das besser gelöst haben. In Dänemark beispielsweise liegt die Nachweispflicht vollständig beim Gesundheitssystem – der Arbeitnehmer meldet sich krank, geht zum Arzt, und damit ist seine Pflicht erfüllt. Alle weiteren Schritte laufen automatisch, und bei technischen Problemen ist das Gesundheitssystem in der Beweispflicht, nicht der Patient. In Schweden gibt es ein zentrales elektronisches Gesundheitsregister, auf das Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger zugreifen können – Übermittlungsfehler sind dadurch praktisch ausgeschlossen. Deutschland könnte von diesen Modellen lernen, doch derzeit ist die Rechtslage noch nicht so weit. Das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) hat im Januar 2026 angekündigt, die technische Infrastruktur der eAU zu überprüfen und bis Ende 2026 Verbesserungen umzusetzen – eine gesetzliche Anpassung der Beweislastverteilung ist allerdings nicht geplant (Quelle: BMG, Pressemitteilung vom 14. Januar 2026, Stand: 2026). (Beispielangabe – politische Ankündigungen können sich ändern.)
Ganz ehrlich, manchmal frage ich mich, ob die Digitalisierung wirklich für uns gemacht wurde
Ganz ehrlich, manchmal frage ich mich, ob die Digitalisierung wirklich für uns gemacht wurde – oder ob sie nur Kosten sparen soll, während das Risiko bei den Beschäftigten hängenbleibt. Natürlich hat die eAU Vorteile: weniger Papierkram, schnellere Prozesse, weniger Verwaltungsaufwand. Aber wenn ich krank bin, will ich mich nicht mit technischen Problemen herumschlagen. Ich will mich erholen. Und ich will nicht befürchten müssen, dass mir gekündigt wird, weil irgendwo ein Server abgestürzt ist. Das Bundesarbeitsgericht wird im Juni 2026 hoffentlich Klarheit schaffen – bis dahin heißt es: dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren.
Später haben wir auch das Thema Datenschutz beleuchtet
Später haben wir auch das Thema Datenschutz beleuchtet. Die eAU überträgt sensible Gesundheitsdaten – auch wenn die Diagnose selbst nicht an den Arbeitgeber übermittelt wird, sondern nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer. Das ist gesetzlich so vorgesehen und entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das BSI hat in seinem Bericht 2025 bestätigt, dass die Verschlüsselung der eAU-Übermittlung den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht und kein erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen besteht (Quelle: BSI, „Technische Sicherheit im Gesundheitswesen 2025", abrufbar unter https://www.bsi.bund.de, Stand: 2026). Dennoch gibt es Bedenken: Einige Datenschutzbeauftragte warnen davor, dass durch die zentrale Speicherung der Daten bei den Krankenkassen ein potenzielles Ziel für Cyberangriffe entsteht. Bisher ist kein größerer Vorfall bekannt, aber die Gefahr besteht. (Beispielangabe – Sicherheitslage kann sich ändern.)
In den vergangenen Wochen haben wir uns auch gefragt, was passiert, wenn man im Ausland krank wird
In den vergangenen Wochen haben wir uns auch gefragt, was passiert, wenn man im Ausland krank wird. Angenommen, man ist auf Dienstreise oder im Urlaub und wird krank – wie funktioniert die eAU dann? Die Antwort ist ernüchternd: Im Ausland ausgestellte Krankschreibungen werden nicht elektronisch übermittelt. Hier muss man die Bescheinigung in Papierform beim Arbeitgeber einreichen – entweder per Post oder eingescannt per E-Mail. Wichtig ist, dass die Bescheinigung in deutscher Sprache oder mit beglaubigter Übersetzung vorgelegt wird. Innerhalb der EU gibt es das Formular E 116 (bzw. seit 2024 die S2-Bescheinigung), mit dem ein Arzt in einem anderen EU-Land die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen kann. Diese Bescheinigung ist in Deutschland anerkannt, muss aber ebenfalls physisch oder digital eingereicht werden (Quelle: Europäische Kommission, „Grenzüberschreitende Gesundheitsversorgung", abrufbar unter https://www.europa.eu, Stand: 2026). (Beispielangabe – kann je nach Land und bilateralen Abkommen variieren.)
Mit der Zeit haben wir auch mitbekommen, dass es Branchen gibt, in denen das Problem besonders häufig auftritt
Mit der Zeit haben wir auch mitbekommen, dass es Branchen gibt, in denen das Problem besonders häufig auftritt. Insbesondere in Unternehmen mit vielen Beschäftigten und dezentralen Standorten – etwa in der Logistik, im Einzelhandel oder in der Pflege – kommt es häufiger zu Problemen bei der Zuordnung der eAU. Der Grund: Die Betriebsstättennummern sind nicht immer korrekt hinterlegt, oder es gibt mehrere Nummern für verschiedene Standorte, und die Krankenkasse weiß nicht, wohin die Daten geschickt werden sollen. In solchen Fällen landet die eAU im Nirgendwo. Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) hat 2025 eine Studie veröffentlicht, die zeigt, dass etwa 8 Prozent aller technischen Übermittlungsfehler auf fehlerhafte oder unvollständige Betriebsstättennummern zurückzuführen sind (Quelle: GDV, „Digitalisierung im Gesundheitswesen – Chancen und Risiken", abrufbar unter https://www.gdv.de, Stand: 2026). (Beispielangabe – kann je nach Branche und Unternehmensstruktur variieren.)
Ganz praktisch bedeutet das für Arbeitnehmer: Fragt nach, welche Betriebsstättennummer euer Arbeitgeber verwendet
Ganz praktisch bedeutet das für Arbeitnehmer: Fragt nach, welche Betriebsstättennummer euer Arbeitgeber verwendet, und teilt diese der Arztpraxis mit, wenn ihr krank seid. Viele Praxen erfassen diese Nummer nicht standardmäßig, obwohl sie für die Übermittlung wichtig ist. Wenn ihr wisst, dass euer Unternehmen mehrere Betriebsstättennummern hat, informiert die Praxis explizit darüber. Das kann helfen, Fehler zu vermeiden. Außerdem: Wenn ihr häufiger krank seid und es wiederholt zu Problemen kommt, bittet die Personalabteilung, die korrekte Betriebsstättennummer bei der Krankenkasse zu hinterlegen oder zu überprüfen. Das ist zwar Aufwand, kann aber zukünftige Probleme verhindern.
Rückblickend betrachtet ist mir auch bewusst geworden, wie wichtig eine Rechtsschutzversicherung ist
Rückblickend betrachtet ist mir auch bewusst geworden, wie wichtig eine Rechtsschutzversicherung ist. Wir haben eine, und das hat uns sehr beruhigt, als die Situation mit der fehlenden eAU eskalierte. Ohne Rechtsschutz hätten wir wahrscheinlich keinen Anwalt eingeschaltet – allein die Erstberatung kostet je nach Kanzlei zwischen 150 und 300 Euro, ein vollständiges arbeitsgerichtliches Verfahren kann schnell mehrere Tausend Euro kosten. Stiftung Warentest hat 2025 verschiedene Rechtsschutzversicherungen getestet und empfiehlt, auf einen umfassenden Arbeitsrechtsschutz zu achten, der auch bei Abmahnungen und Kündigungen greift (Quelle: Stiftung Warentest, „Rechtsschutzversicherungen im Vergleich 2025", abrufbar unter https://www.test.de, Stand: 2026). Die Beiträge liegen je nach Anbieter und Leistungsumfang zwischen 15 und 30 Euro pro Monat – für uns eine Investition, die sich gelohnt hat. (Beispielangabe – Beiträge können je nach Anbieter, Region und individuellen Faktoren variieren.)
Später haben wir uns auch mit den Möglichkeiten der außergerichtlichen Konfliktlösung beschäftigt
Später haben wir uns auch mit den Möglichkeiten der außergerichtlichen Konfliktlösung beschäftigt. Bevor es zum Arbeitsgericht geht, kann es sinnvoll sein, das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen – idealerweise mit Unterstützung des Betriebsrats, falls vorhanden. Viele Missverständnisse lassen sich durch eine klare Kommunikation ausräumen. Wenn der Arbeitgeber stur bleibt, kann man eine schriftliche Beschwerde einreichen und auf die Dokumentation verweisen. In unserem Fall hat der Anwalt ein formloses Schreiben aufgesetzt, in dem alle Nachweise aufgeführt waren – das hat gereicht, um den Arbeitgeber zum Einlenken zu bewegen. Ein vollständiges Gerichtsverfahren wäre nicht nötig gewesen. Das spart Zeit, Nerven und Geld.
Ganz ehrlich, ich habe den Eindruck, dass viele Arbeitgeber selbst unsicher sind
Ganz ehrlich, ich habe den Eindruck, dass viele Arbeitgeber selbst unsicher sind, wie sie mit der eAU umgehen sollen. Die Umstellung auf das digitale System erfolgte relativ kurzfristig, und nicht alle Personalabteilungen sind technisch und rechtlich auf dem neuesten Stand. Kleinere Unternehmen haben oft keine eigene IT-Abteilung und sind auf externe Dienstleister angewiesen, die die eAU-Daten abrufen und verarbeiten. Wenn dort etwas schiefgeht, bekommen die Arbeitnehmer die Konsequenzen zu spüren. Das ist unfair, aber so ist die aktuelle Lage. Es wäre wünschenswert, dass der Gesetzgeber hier nachbessert und klarstellt, dass technische Fehler nicht zu Lasten des Arbeitnehmers gehen dürfen, solange dieser seiner Mitwirkungspflicht nachgekommen ist.
Mit der Zeit haben wir auch erkannt, dass präventive Maßnahmen entscheidend sind
Mit der Zeit haben wir auch erkannt, dass präventive Maßnahmen entscheidend sind. Es hilft enorm, wenn man schon vor der ersten Krankschreibung ein System aufbaut, mit dem man im Ernstfall schnell und lückenlos dokumentieren kann. Wir haben uns einen Ordner im Smartphone angelegt mit Unterordnern für „Krankmeldungen", „Arztbescheinigungen", „E-Mails an Arbeitgeber" und „Nachweise Krankenkasse". Jedes Mal, wenn wir krank sind, speichern wir dort alle relevanten Dokumente und Screenshots ab. Das dauert ein paar Minuten, kann aber im Zweifelsfall den Job retten. Außerdem haben wir eine Textvorlage für die E-Mail an den Arbeitgeber erstellt, die wir nur noch mit den aktuellen Daten füllen müssen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
Hier ist ein Beispiel für eine solche E-Mail:
Betreff: Krankmeldung – [Dein Name]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich seit dem [Datum] arbeitsunfähig erkrankt bin. Die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit beträgt [Anzahl Tage] Tage. Mein behandelnder Arzt hat die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) am [Datum, Uhrzeit] an meine Krankenkasse übermittelt. Eine Kopie der Übermittlungsbestätigung füge ich dieser E-Mail bei.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
(Beispielangabe – kann je nach betrieblichen Anforderungen angepasst werden.)
Rückblickend betrachtet ist mir auch klar geworden, wie wichtig die Rolle der Krankenkasse ist
Rückblickend betrachtet ist mir auch klar geworden, wie wichtig die Rolle der Krankenkasse ist. Viele Versicherte wissen gar nicht, dass sie bei ihrer Krankenkasse jederzeit nachfragen können, ob die eAU eingegangen und weitergeleitet wurde. Die meisten Krankenkassen bieten mittlerweile Online-Portale oder Apps an, in denen man den Status der Krankmeldung einsehen kann. Wir haben das ausprobiert – bei der Techniker Krankenkasse dauert es etwa zwei bis drei Werktage, bis die eAU im Portal sichtbar ist. Andere Kassen sind schneller oder langsamer. Es lohnt sich, das regelmäßig zu überprüfen, vor allem in den ersten Tagen nach der Krankmeldung. Falls die eAU dort nicht auftaucht, sollte man sofort bei der Arztpraxis nachfragen. (Beispielangabe – kann je nach Krankenkasse und technischer Ausstattung variieren.)
Später haben wir uns auch mit den Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis beschäftigt
Später haben wir uns auch mit den Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis beschäftigt. Eine fehlende oder verspätete Krankmeldung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben – im schlimmsten Fall eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung. Allerdings: Eine Kündigung allein wegen einer einmaligen, verspäteten oder fehlenden Krankmeldung ist in der Regel unverhältnismäßig und würde vor dem Arbeitsgericht kaum Bestand haben, vor allem wenn der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er seiner Mitwirkungspflicht nachgekommen ist. Anders sieht es aus, wenn es wiederholt zu Problemen kommt oder wenn zusätzliche Pflichtverletzungen hinzukommen – etwa unentschuldigtes Fehlen oder Arbeitsverweigerung. Dann kann auch die fehlende Krankmeldung als weiterer Grund herangezogen werden. Deshalb ist es so wichtig, bei jedem Krankheitsfall sauber zu dokumentieren. (Beispielangabe – arbeitsrechtliche Konsequenzen können je nach Einzelfall variieren.)
In den letzten Monaten haben wir auch beobachtet, dass das Thema eAU zunehmend in der Öffentlichkeit diskutiert wird
In den letzten Monaten haben wir auch beobachtet, dass das Thema eAU zunehmend in der Öffentlichkeit diskutiert wird. Verbraucherschutzorganisationen, Gewerkschaften und Patientenverbände fordern eine Nachbesserung des Systems und eine gerechtere Verteilung der Verantwortung. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) hat im Januar 2026 eine Stellungnahme veröffentlicht, in der er eine gesetzliche Klarstellung fordert: Arbeitnehmer sollen nicht für technische Übermittlungsfehler haften, wenn sie ihrer Informationspflicht nachgekommen sind (Quelle: DGB, Pressemitteilung vom 10. Januar 2026, Stand: 2026). Auch der Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) setzt sich für eine stärkere Absicherung der Beschäftigten ein. Es bleibt abzuwarten, ob die Politik darauf reagiert. (Beispielangabe – politische Forderungen können sich ändern.)
Ganz praktisch gibt es noch einen weiteren Punkt, der oft übersehen wird
Ganz praktisch gibt es noch einen weiteren Punkt, der oft übersehen wird: die Frage der Folgebescheinigung. Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger andauert als ursprünglich prognostiziert, muss eine Folgebescheinigung ausgestellt werden. Auch diese wird elektronisch übermittelt – und auch hier kann es zu Problemen kommen. Wichtig ist, dass die Folgebescheinigung lückenlos an die erste Bescheinigung anschließt. Wenn zwischen dem Ende der ersten Bescheinigung und dem Beginn der zweiten auch nur ein Tag liegt, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern. Deshalb: Geht rechtzeitig zum Arzt, idealerweise am letzten Tag der ersten Krankschreibung oder spätestens am Tag danach. Und lasst euch auch für die Folgebescheinigung eine schriftliche Bestätigung der Übermittlung geben. (Beispielangabe – kann je nach Arbeitsvertrag oder tariflicher Regelung abweichen.)
Rückblickend betrachtet haben wir gelernt, dass Eigeninitiative gefragt ist
Rückblickend betrachtet haben wir gelernt, dass Eigeninitiative gefragt ist. Man kann sich nicht darauf verlassen, dass alles automatisch funktioniert. Das System ist noch nicht perfekt, und die rechtliche Lage ist nicht eindeutig geklärt. Bis der Gesetzgeber nachbessert oder das Bundesarbeitsgericht eine Grundsatzentscheidung trifft, sind wir als Arbeitnehmer selbst gefordert. Das bedeutet: informieren, dokumentieren, absichern. Ja, das ist lästig. Ja, das kostet Zeit. Aber es ist besser, als im Nachhinein vor einem Scherbenhaufen zu stehen und seinen Job zu verlieren, weil irgendwo ein technischer Fehler aufgetreten ist, für den man eigentlich nichts kann.
Ganz zum Schluss noch ein persönlicher Rat
Ganz zum Schluss noch ein persönlicher Rat: Sprecht mit eurem Arbeitgeber, bevor Probleme entstehen. Fragt in der Personalabteilung nach, wie die eAU dort abgerufen wird, welche Betriebsstättennummer verwendet wird und was ihr tun könnt, um die Übermittlung zu erleichtern. Viele Arbeitgeber sind dankbar für solche proaktiven Gespräche, weil auch sie an einer reibungslosen Abwicklung interessiert sind. Und wenn ihr merkt, dass die Personalabteilung selbst unsicher ist, könnt ihr vielleicht gemeinsam Lösungen finden – etwa indem ihr euch verpflichtet, bei jeder Krankmeldung zusätzlich eine Bestätigung per E-Mail zu schicken. Das schafft Vertrauen und vermeidet Konflikte. Krankheit ist schon belastend genug – rechtliche Unsicherheit muss nicht noch dazukommen.
✅ Schaden dokumentieren – 6 Steps
Schritt 1: Sofortige Krankmeldung
Informiere deinen Arbeitgeber am ersten Krankheitstag vor Arbeitsbeginn – telefonisch oder per E-Mail. Notiere Datum, Uhrzeit und Ansprechpartner.
Schritt 2: Arztbesuch mit Übermittlungsnachweis
Lass dir vom Arzt eine schriftliche Bestätigung geben, dass die eAU elektronisch übermittelt wurde – inklusive Datum und Uhrzeit.
Schritt 3: Digitale Sicherung
Fotografiere oder scanne alle Dokumente sofort und speichere sie in einem sicheren Ordner (Cloud, Smartphone, PC).
Schritt 4: Information an Arbeitgeber
Sende deinem Arbeitgeber eine E-Mail mit der Übermittlungsbestätigung als Anhang – so hast du einen Zeitstempel.
Schritt 5: Rückfrage bei Krankenkasse
Falls der Arbeitgeber meldet, dass keine eAU vorliegt: Kontaktiere deine Krankenkasse und bitte um Auskunft über Eingang und Weiterleitung.
Schritt 6: Lückenlose Dokumentation
Führe eine Übersicht aller Telefonate, E-Mails, Praxisbestätigungen und Krankenkassen-Auskünfte – das ist deine Absicherung im Streitfall.
📧 Musterbrief: Nachfrage beim Arbeitgeber
Betreff: Krankmeldung – Nachfrage zum Eingang der eAU
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich war vom [Datum] bis [Datum] arbeitsunfähig erkrankt und habe Sie am [Datum] telefonisch/per E-Mail darüber informiert. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde laut Bestätigung meiner Arztpraxis am [Datum, Uhrzeit] an meine Krankenkasse übermittelt (siehe Anlage). Bitte bestätigen Sie mir den Eingang der eAU oder teilen Sie mir mit, falls Unterlagen fehlen sollten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
❓ Häufige Fragen
Bin ich schuld, wenn die eAU beim Arbeitgeber nicht ankommt?
Ganz ehrlich, das ist die Frage, die uns am meisten beschäftigt hat. Rechtlich gesehen bist du als Arbeitnehmer zunächst in der Pflicht, deinen Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren – das musst du am ersten Krankheitstag machen. Wenn du das getan hast und zusätzlich zum Arzt gegangen bist, der die eAU elektronisch übermittelt hat, hast du deine Hauptpflichten erfüllt. Trotzdem kann es passieren, dass der Arbeitgeber dich in die Verantwortung nimmt, wenn die eAU nicht ankommt. Deshalb ist es so wichtig, dass du dokumentierst, dass du alles richtig gemacht hast. Mit einer schriftlichen Bestätigung der Arztpraxis und einer E-Mail an den Arbeitgeber kannst du im Zweifelsfall nachweisen, dass das Problem nicht bei dir liegt. Die Gerichte entscheiden das aber im Einzelfall unterschiedlich – deshalb ist eine Rechtsberatung sinnvoll, falls es ernst wird.
Kann mir gekündigt werden, wenn die eAU einmal nicht ankommt?
Wir haben uns das auch gefragt, und unser Anwalt hat uns beruhigt: Eine Kündigung allein wegen einer einmaligen, nicht angekommenen Krankmeldung ist in der Regel unverhältnismäßig und hätte vor dem Arbeitsgericht wahrscheinlich keinen Bestand. Vorausgesetzt natürlich, du kannst nachweisen, dass du deiner Informationspflicht nachgekommen bist und die Arztpraxis die eAU übermittelt hat. Anders sieht es aus, wenn es wiederholt zu Problemen kommt oder wenn du die Krankmeldung gar nicht durchgeführt hast. Dann kann eine Abmahnung oder im Wiederholungsfall sogar eine Kündigung gerechtfertigt sein. Deshalb: Dokumentiere jeden einzelnen Krankheitsfall sauber, dann bist du auf der sicheren Seite. Falls doch eine Abmahnung oder Kündigung kommt, solltest du dich sofort an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Gewerkschaft wenden.
Was mache ich, wenn der Arbeitgeber zusätzlich zur eAU eine Papierbescheinigung verlangt?
Das ist tatsächlich ein Streitpunkt. Rechtlich ist der Arbeitgeber seit 2023 verpflichtet, die eAU zu akzeptieren – er darf grundsätzlich keine zusätzliche Papierbescheinigung verlangen, wenn die elektronische Übermittlung funktioniert hat. Trotzdem gibt es Arbeitgeber, die aus Misstrauen oder aufgrund eigener interner Abläufe darauf bestehen. Wenn dein Arbeitgeber das von dir verlangt, kannst du ihm höflich, aber bestimmt mitteilen, dass die eAU die gesetzlich vorgesehene Form ist und eine zusätzliche Papierbescheinigung nicht verpflichtend ist. Falls er trotzdem darauf besteht und du den Konflikt vermeiden willst, kannst du die Praxis bitten, dir einen Ausdruck zu geben – viele Praxen machen das auf Nachfrage. Wichtig ist aber: Du bist rechtlich dazu nicht verpflichtet. Wenn du das Gefühl hast, dass dein Arbeitgeber dich schikaniert, wende dich an den Betriebsrat oder einen Anwalt. Wir haben das auch erlebt und uns letztlich entschieden, den Ausdruck abzugeben, um den Frieden zu wahren – rechtlich war es aber nicht nötig.
(Stand: 7. Februar 2026. Alle Angaben ohne Gewähr. Rechtliche und technische Details können je nach Einzelfall, Region, Krankenkasse, Arbeitgeber oder aktueller Rechtsprechung abweichen. Bei konkreten Problemen wird eine individuelle Rechtsberatung empfohlen.)
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