Es war an einem dieser typischen Montagmorgen im März 2020, als mein Mann mit seinem Laptop unterm Arm in die Küche kam und verkündete: "Ab sofort arbeite ich von zu Hause." Die Pandemie hatte gerade begonnen, und sein Chef hatte am Wochenende entschieden, dass alle Mitarbeiter ins Homeoffice gehen sollten. Ich erinnere mich noch genau an unseren ratlosen Blick durch unsere Zweizimmerwohnung: Wo sollte er denn bitte arbeiten? Am Küchentisch, wo wir gerade frühstückten? Im Schlafzimmer zwischen Wäscheständer und Bügelbrett? Diese spontane Umstellung sollte der Anfang einer langen Reise durch die Welt des Homeoffice werden, mit all seinen rechtlichen, finanziellen und praktischen Herausforderungen.
Die ersten Wochen waren chaotisch, das muss ich ehrlich zugeben. Mein Mann klappte morgens seinen Laptop am Küchentisch auf, ich versuchte leise zu sein, wenn ich mir einen Kaffee holte, und bei wichtigen Videokonferenzen musste ich das Zimmer verlassen. Nach zwei Wochen Rückenschmerzen vom Küchenstuhl war klar: So geht das nicht weiter. Aber wer zahlt eigentlich für einen vernünftigen Schreibtisch und einen ergonomischen Stuhl? Sein Arbeitgeber meinte nur lapidar, das sei ja nur vorübergehend. Vorübergehend wurde zu dauerhaft, und nach drei Monaten investierten wir selbst 800 Euro in einen höhenverstellbaren Schreibtisch und einen Bürostuhl. Die Quittungen haben wir natürlich aufgehoben – das sollte sich später als goldrichtig erweisen.
Was uns damals niemand gesagt hat: Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, die notwendige Ausstattung für Homeoffice zur Verfügung zu stellen oder die Kosten zu erstatten. Das steht so im Arbeitsschutzgesetz und in der Arbeitsstättenverordnung. Ein befreundeter Anwalt klärte uns Monate später darüber auf, als wir beim Geburtstag seiner Frau über unsere Homeoffice-Situation plauderten. "Hättet ihr mal früher gefragt", sagte er kopfschüttelnd. "Euer Arbeitgeber muss für eine ergonomische Grundausstattung sorgen, genau wie im Büro auch." Tatsächlich konnten wir nachträglich noch 500 Euro für die Büromöbel erstattet bekommen, nachdem mein Mann hartnäckig bei der Personalabteilung nachgehakt hatte.
Die Stromkosten waren das nächste große Thema. Laptop, Monitor, Schreibtischlampe, im Winter die Heizung den ganzen Tag – das schlägt sich in der Stromrechnung nieder. Wir haben mal nachgerechnet: Bei einem durchschnittlichen Verbrauch von 150 Watt für die gesamte Homeoffice-Ausstattung und acht Stunden Arbeit täglich kommen da etwa 1,2 Kilowattstunden zusammen. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr und einem Strompreis von 40 Cent sind das über 100 Euro zusätzliche Stromkosten. Dazu kommt die Heizung: Ein Raum, der sonst tagsüber auf 16 Grad abgesenkt wäre, wird jetzt konstant auf 20 bis 22 Grad geheizt. Das macht nochmal mindestens 200 Euro im Jahr aus.
Der Arbeitgeber meines Mannes zahlte anfangs gar nichts dazu. Erst als der Betriebsrat aktiv wurde und eine Betriebsvereinbarung aushandelte, gab es eine monatliche Homeoffice-Pauschale von 50 Euro. Das deckt nicht alle Kosten, ist aber besser als nichts. Interessant wurde es bei der Steuererklärung: Die Homeoffice-Pauschale von 5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro im Jahr (seit 2023 sogar 1.260 Euro), konnte mein Mann geltend machen. Aber Achtung: Das gilt nur für Tage, an denen ausschließlich von zu Hause gearbeitet wird. Ein kurzer Besuch im Büro, und der Tag zählt nicht mehr.
Die Einrichtung eines richtigen Arbeitszimmers war für uns ein Wendepunkt. Nach einem Jahr Homeoffice am Küchentisch zogen wir in eine größere Wohnung mit einem zusätzlichen Zimmer. Die Mehrkosten von 200 Euro Miete monatlich rechtfertigten wir uns damit, dass mein Mann dauerhaft von zu Hause arbeiten würde. Steuerlich war das ein Glücksgriff: Ein häusliches Arbeitszimmer kann man unter bestimmten Voraussetzungen komplett absetzen – nicht nur die Pauschale. Voraussetzung ist, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder das Zimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet.
Die Berechnung der anteiligen Mietkosten fürs Arbeitszimmer ist eine Wissenschaft für sich. Unser Arbeitszimmer hat 15 Quadratmeter, die gesamte Wohnung 85 Quadratmeter. Das bedeutet, 17,6 Prozent unserer Wohnkosten können wir theoretisch absetzen. Bei 1.200 Euro Kaltmiete plus 250 Euro Nebenkosten macht das 255 Euro im Monat oder 3.060 Euro im Jahr. Aber auch hier gibt es Grenzen: Maximal 1.250 Euro jährlich sind absetzbar, wenn das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist. Da mein Mann theoretisch auch ins Büro gehen könnte, gilt bei ihm diese Obergrenze.
Das Internet wurde während der Pandemie zur Lebensader. Unser alter DSL-Anschluss mit 16 Mbit reichte nicht mehr aus, wenn mein Mann Videokonferenzen hatte und ich gleichzeitig eine Serie streamen wollte. Also Upgrade auf Glasfaser mit 100 Mbit für 50 Euro im Monat statt der vorherigen 30 Euro. Die Mehrkosten trägt natürlich niemand außer uns. Aber: Die berufliche Nutzung des Internetanschlusses können wir anteilig absetzen. Wir rechnen mit 50 Prozent beruflicher Nutzung, also 300 Euro im Jahr. Das Finanzamt hat das bisher ohne Nachfragen akzeptiert.
Die Arbeitsmittel sind ein Dauerbrenner. Drucker, Papier, Toner, USB-Sticks, externe Festplatte, Webcam, Headset – die Liste ist endlos. Anfangs haben wir alles selbst gekauft und gehofft, es irgendwie erstattet zu bekommen. Fehlanzeige. Der Arbeitgeber stellte nur den Laptop zur Verfügung, alles andere war "Privatsache". Erst nach zähen Verhandlungen gab es eine jährliche Pauschale von 200 Euro für Büromaterial. Immerhin können wir alle Arbeitsmittel, die wir selbst kaufen, von der Steuer absetzen. Computer-Zubehör bis 800 Euro netto kann man sofort komplett abschreiben, teurere Geräte müssen über drei Jahre abgeschrieben werden.
Ein lustiges Erlebnis hatten wir mit dem Thema "Bewirtung im Homeoffice". Mein Mann hatte einen wichtigen Kunden zu einer Videokonferenz, und um die häusliche Atmosphäre zu nutzen, bot er an, gemeinsam virtuell Kaffee zu trinken. Er stellte sich extra eine schöne Tasse hin, hatte Gebäck arrangiert. Nach dem Meeting reichte er die Quittung für den Luxus-Kaffee und die Kekse als Bewirtungskosten ein. Die Buchhaltung war verwirrt: "Aber der Kunde war doch gar nicht da?" Nach längerer Diskussion wurde entschieden, dass virtuelle Bewirtung nicht erstattungsfähig ist. Wir lachen heute noch darüber.
Die ergonomischen Aspekte des Homeoffice haben wir anfangs völlig unterschätzt. Nach einem halben Jahr Küchenstuhl hatte mein Mann ernsthafte Rückenprobleme. Der Physiotherapeut war deutlich: "Wenn Sie so weitermachen, haben Sie in zwei Jahren einen Bandscheibenvorfall." Also investierten wir in einen vernünftigen Bürostuhl für 400 Euro, einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 600 Euro und einen externen Monitor für 300 Euro. Die Investition von 1.300 Euro tat weh, aber die Rückenschmerzen verschwanden binnen Wochen. Später erfuhren wir, dass die Berufsgenossenschaft kostenlose Beratungen zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung anbietet. Das hätten wir gerne vorher gewusst!
Die Heizkosten im Homeoffice sind ein unterschätztes Thema. Unser Arbeitszimmer muss jetzt von morgens acht bis abends sechs auf angenehmen 21 Grad gehalten werden. Früher, als wir beide außer Haus arbeiteten, drehten wir die Heizung tagsüber runter. Die Thermostate auf Stufe 2, das reichte. Jetzt läuft die Heizung im Arbeitszimmer konstant auf Stufe 3 bis 3,5. Wir haben das mal durchgerechnet: Ein Raum von 15 Quadratmetern braucht bei unserer Altbauwohnung etwa 150 Watt pro Quadratmeter Heizleistung. Bei 10 Stunden Mehrheizung täglich und 120 Heiztagen im Jahr sind das etwa 270 Kilowattstunden zusätzlich. Bei einem Gaspreis von 12 Cent pro Kilowattstunde macht das über 300 Euro im Jahr.
Das Thema Heizkörper entlüften wurde durch das Homeoffice plötzlich relevant. Wenn man den ganzen Tag zu Hause ist, hört man jedes Gluckern, jedes Rauschen in der Heizung. Anfangs dachten wir, das sei normal. Aber als der Heizkörper im Arbeitszimmer nur noch lauwarm wurde, obwohl das Thermostat voll aufgedreht war, mussten wir handeln. Unser Hausmeister zeigte uns, wie es geht: Mit einem speziellen Entlüftungsschlüssel, den man für zwei Euro im Baumarkt bekommt, dreht man vorsichtig das kleine Ventil am Heizkörper auf. Erst zischt Luft raus, dann kommt Wasser – schnell wieder zudrehen! Nach dem Entlüften aller Heizkörper in der Wohnung wurde es merklich wärmer und die Heizung lief leiser.
Der hydraulische Abgleich unserer Heizungsanlage wurde zum Thema, als wir uns über die ungleiche Wärmeverteilung in der Wohnung wunderten. Das Arbeitszimmer wurde nie richtig warm, während es im Bad tropisch heiß war. Ein Heizungsmonteur erklärte uns, dass bei einem hydraulischen Abgleich jeder Heizkörper so eingestellt wird, dass er genau die richtige Wassermenge bekommt. "Stellen Sie sich das wie ein Wasserleitungssystem vor", sagte er. "Ohne Abgleich bekommen die Heizkörper, die näher an der Heizung sind, zu viel Wasser ab, die entfernten zu wenig." Der Abgleich kostete uns 650 Euro für die ganze Wohnung, aber seitdem ist die Wärmeverteilung perfekt und wir sparen etwa 15 Prozent Heizkosten.
Die Einstellung der Heizkurve war eine Offenbarung. Wir wussten gar nicht, dass man die einstellen kann! Die Heizkurve bestimmt, wie heiß das Heizungswasser wird, abhängig von der Außentemperatur. Unsere war viel zu steil eingestellt. Bei 0 Grad Außentemperatur schickte die Heizung 70 Grad heißes Wasser durch die Rohre. Nach der Optimierung reichen 55 Grad völlig aus. Das spart nicht nur Gas, sondern die Räume werden auch gleichmäßiger warm. Die Nachtabsenkung haben wir so programmiert, dass die Temperatur von 22 Uhr bis 6 Uhr um 4 Grad reduziert wird. Im Arbeitszimmer springt die Heizung aber schon um 7 Uhr wieder an, damit es warm ist, wenn mein Mann um 8 Uhr mit der Arbeit beginnt.
Die optimale Luftfeuchtigkeit von 40 bis 60 Prozent im Arbeitszimmer zu halten, ist im Winter eine Herausforderung. Die Heizungsluft ist trocken, oft haben wir nur 30 Prozent Luftfeuchtigkeit. Das merkt man an trockenen Augen, gereizten Schleimhäuten und statischer Aufladung. Wir haben verschiedene Lösungen ausprobiert: Zimmerpflanzen helfen ein bisschen, Wasserschalen auf der Heizung auch. Am effektivsten sind feuchte Handtücher über dem Heizkörper. Ein elektrischer Luftbefeuchter wäre eine Option, aber die Stromkosten schrecken uns ab. Zu hohe Luftfeuchtigkeit ist übrigens auch problematisch – über 60 Prozent droht Schimmelgefahr.
Die Bedeutung von Rollläden, Vorhängen und Teppichen fürs Homeoffice haben wir erst nach und nach verstanden. Im Sommer, wenn die Sonne direkt ins Arbeitszimmer knallt, wird es ohne Rollläden unerträglich heiß. Wir haben außenliegende Rollläden nachrüsten lassen – kostete 800 Euro pro Fenster, aber die Investition hat sich gelohnt. Im Sommer bleibt es kühl, im Winter isolieren sie zusätzlich. Die schweren Vorhänge, die wir im Winter vorziehen, halten die Wärme im Raum. Und der Teppich? Der dämpft nicht nur den Schall bei Videokonferenzen, sondern hält auch die Füße warm. Kalte Füße bei der Arbeit sind der Tod jeder Konzentration.
Die Schalldämmung wurde zum Thema, als sich die Nachbarn über die ständigen Videokonferenzen beschwerten. "Wir hören jedes Wort", sagte Frau Schmidt von nebenan. Also investierten wir in Schallschutz: Akustikbilder an die Wand, einen dicken Teppich auf den Boden, Vorhänge vor die Fenster. Das hat nicht nur die Nachbarn beruhigt, sondern auch die Audioqualität in Videokonferenzen verbessert. Der Hall ist weg, die Stimme klingt klarer. Kostenpunkt für die Akustikmaßnahmen: etwa 500 Euro. Ob das absetzbar ist? Der Steuerberater meint ja, das Finanzamt wird es zeigen.
Die Trennung von Arbeit und Privatleben im Homeoffice ist eine psychologische Herausforderung, hat aber auch finanzielle Aspekte. Anfangs arbeitete mein Mann oft bis spät abends, "nur noch schnell diese eine Mail". Die Stromkosten explodierten, weil Computer und Licht bis 22 Uhr liefen. Jetzt hat er feste Arbeitszeiten: 8 bis 17 Uhr, danach wird das Arbeitszimmer abgeschlossen. Das spart nicht nur Strom, sondern auch Nerven. Die klare Trennung hilft auch bei der Steuererklärung: Das Arbeitszimmer wird ausschließlich beruflich genutzt, das ist eine wichtige Voraussetzung für die Absetzbarkeit.
Die Versicherungsfragen im Homeoffice waren komplizierter als gedacht. Was passiert, wenn der Firmen-Laptop zu Hause geklaut wird? Wer haftet, wenn ich beim Gang zur Kaffeemaschine während der Arbeitszeit die Treppe runterfalle? Die Hausratversicherung mussten wir anpassen, weil jetzt teure Bürotechnik in der Wohnung steht. Die Kosten stiegen um 50 Euro im Jahr. Unfälle während der Arbeitszeit sind über die Berufsgenossenschaft versichert, aber nur auf direkten Wegen. Der Umweg zum Bäcker in der Mittagspause ist nicht versichert. Das mussten wir schmerzlich erfahren, als mein Mann sich beim Brötchenholen den Knöchel verstauchte.
Nach drei Jahren Homeoffice können wir eine Bilanz ziehen. Die Anfangsinvestitionen waren hoch: 1.300 Euro für Möbel, 800 Euro für Technik, 2.400 Euro für Rollläden. Dazu kommen die laufenden Mehrkosten: etwa 400 Euro jährlich für Strom und Heizung, 240 Euro für schnelleres Internet, 100 Euro für Büromaterial. Macht zusammen etwa 740 Euro Mehrkosten pro Jahr. Dem gegenüber stehen die Homeoffice-Pauschale vom Arbeitgeber (600 Euro jährlich), Steuerersparnisse durch die Homeoffice-Pauschale und absetzbare Arbeitsmittel (etwa 800 Euro weniger Steuern) und gesparte Fahrtkosten (früher 150 Euro monatlich für die Monatskarte). Unterm Strich kommen wir etwa plus/minus null raus.
Die nicht-monetären Vorteile sind allerdings unbezahlbar: keine Pendelzeit, flexiblere Zeiteinteilung, mehr Zeit mit der Familie. Mein Mann kann mittags mit uns essen, ist abends nicht erst um 19 Uhr zu Hause. Die zwei Stunden Pendelzeit täglich kann er jetzt sinnvoller nutzen. Auch die Möglichkeit, zwischendurch mal die Waschmaschine anzustellen oder ein Paket anzunehmen, macht den Alltag einfacher.
Die Nachteile dürfen aber nicht verschwiegen werden. Die sozialen Kontakte fehlen, der Flurfunk, die spontanen Gespräche in der Kaffeeküche. Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen. Und die ständige Präsenz zu Hause kann auch zur Belastung für die Partnerschaft werden. Wir mussten lernen, uns auch tagsüber Raum zu geben, nicht ständig ins Arbeitszimmer zu platzen.
Rechtlich hat sich in den letzten Jahren viel getan. Es gibt jetzt einen Anspruch auf 24 Tage Homeoffice im Jahr, wenn keine betrieblichen Gründe dagegen sprechen. Viele Arbeitgeber bieten aber deutlich mehr. Die steuerliche Homeoffice-Pauschale wurde erhöht und verlängert. Es gibt Diskussionen über ein "Recht auf Homeoffice" und eine verpflichtende Kostenerstattung durch Arbeitgeber. Die Rechtslage entwickelt sich ständig weiter, es lohnt sich, auf dem Laufenden zu bleiben.
Unser wichtigster Rat an alle, die ins Homeoffice wechseln: Macht euch schlau über eure Rechte und Pflichten. Verhandelt mit dem Arbeitgeber über Kostenerstattungen, bevor ihr selbst investiert. Dokumentiert alle Ausgaben fürs Homeoffice, hebt alle Quittungen auf. Richtet euch einen ergonomischen Arbeitsplatz ein, eure Gesundheit wird es euch danken. Achtet auf eine klare Trennung zwischen Arbeit und Privatleben. Und nutzt alle steuerlichen Möglichkeiten – es ist euer gutes Recht.
Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Die Pandemie hat nur beschleunigt, was ohnehin irgendwann gekommen wäre. Die Digitalisierung macht es möglich, von überall zu arbeiten. Aber es braucht klare Regeln, faire Kostenverteilung und ein Bewusstsein für die Herausforderungen. Wir haben unseren Weg gefunden, mit Trial and Error, mit Rückschlägen und Erfolgen. Unsere Küche ist wieder Küche, das Arbeitszimmer ist Arbeitszimmer, und am Küchentisch sitzen wir nur noch zum Essen und zum Schreiben unserer Blogbeiträge.
Für weitere Geschichten aus unserem Alltag, praktische Tipps zu Homeoffice, Energiesparen und allem, was das Leben so mit sich bringt, schaut gerne regelmäßig bei uns vorbei. Nächste Woche erzählen wir von unserem Abenteuer mit dem papierlosen Büro und warum wir jetzt mehr Papier verbrauchen als je zuvor. Bis dahin wünschen wir euch einen ergonomischen Arbeitsplatz und eine faire Kostenerstattung!
